ColorfulWorks

株式会社クラウドワークスが人事が運営するブログです。クラウドワークス社員の色とりどりなワークスタイルやカルチャーをご紹介します。

全社リモート1週間、人事部門の業務がいつも通りできた話

 

f:id:mi-sasaki:20200225145822p:plain
こんにちは!
クラウドワークス採用広報の佐々木です。

前回の記事を多くの方に読んでいただけて嬉しい^^
ママ友からもたくさんの反応をいただいて、今回のコロナウイルスの件をきっかけに、やはり選択肢の1つとして、今後も広く「リモートワーク」を知っていただきたいなと再認識してます。

リアクション、めちゃめちゃ励みになります^^

今回は先週1週間、全社リモート体制になったチーム内の様子をお届けします。
人事でもリモートできるの?
何かのヒントになれば嬉しいです。

チームメンバーの役割

まずはチームの担う仕事の概要を紹介します。

・採用
・社内人事関係
・労務
・採用広報
・その他

人事と労務が1つのチームで動いています。
やはり郵便物の受け取りや提出書類関係の対応、出社しないとできない業務があるため、取引先が動いている以上、完全リモートというのは難しいことは想定されていました。

結果、メンバー8割は完全リモート

出社したメンバーの内訳は、

・必要書類を取りに出社
・社内手続き、社外手続きの関係で出社(労務メンバー)
(全社リモート開始時、出社予定だったメンバーがPCを取りに、電車の混雑時間帯をずらして出社→その後帰宅してリモートにした出社は割合から除いています)

このようになりました。
やはり労務メンバーは出社が必要でしたね。

でもslackで、誰がいつ出社するのか、上長と相談して「チーム全員出社」ということはなく、最小限の出社人数で業務を遂行。

出社するメンバーも「朝9:00から稼働開始、中断して11時に出社」とか「電車混む前に帰宅して、残りをリモートします」という働き方。

これぞフルフレックス・フルリモートがあるからできるワークスタイルですね。

<告知>
フルフレックス・フルリモートを導入するための労務側のノウハウを今週も公開していきます。そちらも是非ご覧ください!

MTGは問題なくリモートでできた

f:id:mi-sasaki:20200225141747p:plain

写真は先週金曜日(2/21)の様子です。
メンバー1人1人の顔が見えるから、私は結構好きです。
誰が話しているかも分かるし、社内の様子も見えるので距離感が無いように感じます。

 

f:id:mi-sasaki:20200202235309p:plain

この写真は以前、私がリモートでチームMTGに参加したときの様子。
いつもはこんな景色。
雰囲気が分かるし、ジャブラとカメラで誰が話しているのかも分かりますが、1人1人の表情までは見えない・・・。表情が見えたらいいなって思ってました(充分すぎるんですけどね。ちょっと贅沢な要求)

全員がリモートでMTGに参加したら、その願いが叶ったという!
これはこれでアリですよね。
新しい発見でした^^

こんなメリットも

チームに2月からジョインしたメンバーに、聴覚障害を持つあやのさんがいます。
あやのさんは補聴器の音と口元の動きで会話の内容を読み取っているんですが、オンライン環境でも口の動きと音声で内容をほぼ聞き取ることができます。

全員リモート環境では、話しているメンバーの顔が大きく表示されますし、今の時期は会社ではマスクをしている人も自宅ではマスクを着用していないので、コミュニケーションを問題なくとることができました。
チャット機能と併せてMTGを行うことで、完全リモート体制のオンラインMTGにも参加してもらえるのは大きな収穫でしたね。

(このことは追って書いていきます!)

 候補者管理は人事管理システム

人事というポジション上、エントリー対応や面接面談対応が定常的に発生します。
これは「人事管理システム」導入で解決できました。

昨年よりスプレッドシートからHERPへ移管。
社内間のメッセージや候補者とのやりとりも一元管理。
候補者が増えてきたフェーズで、一括管理ができて対応漏れがない。

今回の事態の前に導入しましたが、社内にいなくても皆リモート環境で状況確認できたのは本当に良かった!

カジュアル面談・面接は全てオンラインで実施

これも今まで通りやっていたことだった為、大きな問題はなかったです。
1対1で行うことが多い面談面接、クラウドワークスではgoogleのハングアウトにて実施。
オンライン面談は面接官もそうですが、候補者の方も移動することなく実施できるので、今後も積極的に実施したなと感じているところ。
(一部部門ではカジュアル面談は完全オンラインで実施しています)

気軽に部署を超えてMTG、今までになかったコミュニケーションが生まれ生産性向上へ

会社にいるとMTGするのに「会議室」やMTGスペースを確保する必要がある場合も多々。
なかなか部屋が空いていない、っていうことも少なくなかったです。
そして対面でMTGするまでもないからslackで済ませよう、という温度感の質問や内容。お互いの時間で返信したりする関係で、即解決ということは難しいものも。
ご経験ある方も多いのでは?

しかし全社リモートになってから、お互いの都合のいい時間でリモートMTGを実施、その場で課題解決し、結果生産性はかなり向上したと感じています(解釈)。

実際、ColorfulWorks運営に当たって他部署の方に相談、即オンラインMTG調整→実施、課題解決ができたり。
サムネイル作成に当たってはデザイナーの方から提案いただき、即オンラインMTG調整、オンラインレクチャーで課題解決できました。

サムネイル、ステキに仕上がっている!!!

即課題解決も嬉しかったですし、普段コミュニケーションをなかなかとらない社内メンバーとコミュニケーションが取れたことが本当に嬉しかった!

思わぬ「チームを超えた繋がり」も生まれたのは収穫でした。

何より常時メンバー間がいるハングアウトの心強さ

社内の声やメンバーの声がするって凄く安心するんです。
業務上の相談は勿論ですが、雑談なんかもいい息抜きになって。
通称「みどりの部屋」に集えて仕事ができる。オフィスにいるのと同じ感覚ですね。
※私が「リモートで業務をする」ということが決まってから、いつでも私が話しかけられるように、コミュニケーションがとれるようにとチームの皆さんが考えて設置してくれた「常時接続のオンラインシステム」。
私が常にいることから「みどりの部屋」と名付けられたのでしたw

意外な問題点

業務上では大きな問題が無かった我がチーム。
しかし意外なところに問題が・・・。

①腰痛問題

1人暮らしをしているメンバーも多く、ローテーブルに座布団で稼働していると腰を痛いという意見が初日の夕方あたりから続出。
盲点でした。

対策として

・タオルを重ねて厚みを出し座布団の下に
・弾力性のある厚めクッション購入
・デスクと椅子を購入!

 すぐに机と椅子を購入した強者も現れました(笑)

でもそのくらい労働環境って大事。
私もリモートに切り替えたころ、娘の入学も見越して机購入。リビングで勉強する方針で行きたかったので、かなり幅の広い、一緒に座っても余裕のあるものを選びました。
椅子もオフィスチェアを購入。
リビングの普通の椅子よりも格段に腰がラクになりました。

購入品をnoteに詳細に書いてますのでご興味あれば是非!

note.com

 ②部屋が寒い問題

普段1日中家にいないメンバーも多く、日が当たらない時間は結構寒いと感じる声が多くslackに上がっていました。

ここでもslackで各々の対策を共有。

・湯たんぽ
・スリッパ
・ひざ掛け
・何より暖房をちゃんと使う

ここで暖房をケチって体調を崩すより、 ここでちゃんと暖房つかって体調管理しよう、という発言は響きました(笑)

まとめ

新型コロナウイルスの影響はいつまで続くのか・・・
見えない敵という感じで恐怖を感じます。

クラウドワークスでは「フルフレックス・フルリモート」という制度があるので、今後も各々の判断で仕事をする時間・場所は変わってくる思います。

今までの経験を活かした1週間、今後さらに経験を蓄積して生産性を高めていきます。そのプロセスも、このColorfulWorksでお届けできればと。

政府も「リモートワークや時差出勤を推奨」という呼びかけがはじまりましたね。

まだリモートワークを導入することができていない、踏み切れない皆さんへ、こうして状況をオープンに公開していくことが、リモートワークを広げる一歩に繋がると強く感じています。

今週も労務の導入に際してのあれこれ、そして営業でもリモートができる!記事を公開予定です。

どうぞお楽しみに!

Twitterやっています。
宜しければこちらもフォローお願いします!⇒⇒⇒佐々木Twitter